Pyrimme kaikki jakamaan eri askareita mahdollisimman tehokkaasti kaikissa ympäristöissä: kodista yrityksiin. Perheissä vanhemmilla voi usein olla haastavaa jakaa monien lapsien välillä eri askareita. Sama ongelma tulee organisaatioissa, joissa pitää jakaa kymmenien, jos ei satojen, työntekijöiden välillä eri yksittäisiä työtehtäviä.

Esimerkiksi siivousalan yrityksessä, jossa jokainen työntekijä tekee nollatunti sopimuksella siivoustöitä, voi olla aika vaikeaa koordinoida jokaisen työntekijän eri aikatauluja. Tämän monimutkaisuus vielä nousee eksponentiaalisesti, eikä lineaarisesti. Tämän takia moni yritys päätyy siihen, että hankitaan jonkin ohjelmisto, jossa helpotetaan keikkojen jakamista. Yleensä tällainen ohjelmisto sisältää työntekijälle jonkinlaisen sovelluksen, jossa hän voi ottaa vastaan keikkoja sekä hallintapaneelin, jossa työnantaja voi lisätä sovellukseen keikkoja.

Tällä ratkaisulla saat organisaatiollesi kaikki Whatsapp-ryhmän säätelyt ja viime hetken “onko ketään vapaana kello 15:00-18:00?” viestit poistettua ikuisuudeksi. Kuitenkin tällaisen ohjelmiston hankinta on merkittävä kuluerä. Jos on vaikka vain 5 työntekijää niin kallis ohjelmistoratkaisu ei ole välttämättä sen arvoinen.

Tässä on neljä kriteeriä, minkä perusteella voidaan päättää hankinnan tarpeellisuus:

1. Organisaatiolla on usein tarve jakaa työvuoroja eri työntekijöille. Mitä enemmän työvuoroja on jaettava, sitä tarpeellisempi automatisointi on.

2. Työvuorojen jako vaatii liikaa viestintää. Mikäli käytössä on jokin suuri työntekijöiden Whatsapp-ryhmä tai pahimmillaan työvuoroja jaetaan yksityisviestien avulla pienikin työvuorojen määrä voi varastaa joltain monta tuntia.

3. Eri työntekijöiden välillä koordinointi on haastavaa. Joissain organisaatioissa työntekijöille annetaan ohjeet heti aamusta toimipisteellä eri työtehtävistä. Kun kyse on kuitenkin sellaisesta tilanteessa, jossa työvuoroja/-tehtäviä ei jaella heti aamusta toimipisteellä vaan jokainen työntekijä toimii lähtökohtaisesti itsenäisesti ja ottaa vastaan työvuoroja itsenäisesti niin työntekijöiden koordinointi alkaa olemaan erittäin haastavaa. Kun haastavuus on riittävä, ohjelmiston hankkiminen tätä koordinointia varten voi olla hyvä suunnitelma.

4. Inhimilliset virheet näkyvät työvuorojen jaossa ja vastaanotossa. Inhimillisiä virheitä tulee joka työssä ja varsinkin kun kyse on kommunikaatiosta. Inhimillisten virheiden määrä kääntyy selvästi laskuun, kun otetaan käyttöön ohjelmisto, jossa työvuorojen hallinta helpottuu ja kenenkään ei tarvitse kysellä työvuoron ottajan perään, kun kaikille tulee sovelluksessa ilmoitus uudesta työvuorosta.


Mitä teen, jos tarvitsen työvuoroihin ohjelmistoa? Pyytäkää meiltä palaveria, jossa voidaan miettiä minkälainen ratkaisu sopii teidän yritykselle. Teemme rehellisen ja suoraviivaisen hinta-arvioin teille.